Torne sua comunicação mais eficiente hoje!

Faça um teste simples:

1) Você tem escolhido as palavras certas para convencer quem vai te ouvir ANTES de falar ou geralmente, sai de uma reunião, por exemplo, pensando... Eu DEVERIA TER DITO isso ou aquilo?

2) VOCÊ CONSEGUE FICAR À VONTADE e também, olhar e perceber o que as outras pessoas estão achando da sua apresentação?

3) Você acha que poderia REDUZIR O TAMANHO E O TEMPO desta apresentação?

Cada uma destas perguntas está relacionada aos pilares fundamentais da comunicação. É um conjunto de peças que, se encaixadas com perfeição, podem levar sua comunicação ao sucesso!

Se você respondeu não a estas perguntas, está na hora de investir mais em clareza, naturalidade e objetividade nas suas apresentações.

Este é um dos principais pilares que sustentam nossa capacidade de nos comunicar com eficiência e aumentar a produtividade e os bons resultados.

Além destes três, existem outros... mas vamos falar deles num próximo artigo, ok?

abs.

Dicas para montar apresentações eficientes

     Como preparar um conteúdo para ser apresentado de forma mais eficiente?

     Esta é uma dúvida comum a quase todos os profissionais das mais diversas categorias. Afinal de contas, nem sempre é fácil entender porque as pessoas não se interessam pelo que estamos falando mesmo quando o assunto é de suma importância também para elas e para o seu desempenho profissional. Basta pensar de quantas apresentações chatas você já participou...

  A primeira forma de resolver este problema vai na contramão do que quase todo mundo faz atualmente: feche o powerpoint. Nunca comece a montar sua apresentação pelos slides. No máximo, abra o word... mas o bom mesmo pra começar é usar papel e caneta!

     Deixe suas ideias fluírem. Saia da mesmice se não quiser provocar sono nos participantes. Organize seus pensamentos e perceba que nem sempre a primeira coisa que nos vem à cabeça serve para abrir a apresentação. Ao contrário, muitas vezes, acabamos nem usando.

Só depois de elencar os pontos mais importantes, é que você deve estabelecer por onde vai começar e qual informação será forte o suficiente para terminar. Feito isso, aí sim, pode abrir o powerpoint.

É preciso fazer sempre a  inversão de papéis. Ao preparar o conteúdo a ser compartilhado com qualquer pessoa, devemos antes responder a uma pergunta principal: Por que isto interessa?

  Apresentação de resultados não é romance ou suspense em que o principal deve ficar para o fim da história. Para ser eficiente, é preciso deixar logo claro porque o tema interessa a todos, o que eles vão ganhar se prestarem atenção em suas palavras desde o começo. E para encontrar essa resposta, temos que analisar quantos fatores interferem diretamente na nossa comunicação com outras pessoas, como ruídos, ambiente, a própria mensagem, aspectos culturais, entre outros.

  Ao planejar uma apresentação, devemos considerar quatro elementos principais: conteúdo, público, tempo e infra-estrutura. Sendo que todos estão ligados diretamente a um objetivo principal, o de manter a clareza e a objetividade.

  Ao se preparar para cada tópico, responda às seguintes perguntas. As respostas irão lhe ajudar a construir automaticamente um roteiro e um resumo da sua apresentação.

1)    Conteúdo

• O que quero apresentar?
• Qual material tenho? 
• O que não pode ficar de fora?
• É necessário incluir todos os detalhes técnicos?
• Quais dúvidas podem surgir?

2)    Público:

• Quem irá escutar minha apresentação?
• Eu conheço a linguagem e a cultura dessas pessoas?
• O tema interessa a todos?
• Alguém já tem algum conhecimento sobre o tema?
• O que elas tem a ganhar ouvindo minha apresentação?

3)    Tempo

• Quanto tempo tenho?
• Este tempo é suficiente?
• Há necessidade de intervalo?
• Qual estratégia vou utilizar se meu tempo for reduzido inesperadamente?

4)    Infra-Estrutura

• Onde vou fazer a apresentação?
• Quais recursos técnicos posso utilizar?
• Eu domino estes recursos?
• Os recursos fazem diferença para enfatizar o conteúdo ou não agregam nada?

      Ao pensar nestas questões, sua apresentação já terá bem chances de sucesso. Coloque-se no lugar de quem vai ouvir e mantenha-se longe da tentação de não ser claro e objetivo. Deixando claro para todos o que eles vão aprender ao ouvir suas palavras, você é quem mais sairá ganhando. Pode apostar!

A comunicação tem no mínimo duas partes envolvidas

Esta reportagem de um Jornal de Sorocaba (SP) traz a visão de uma psicóloga sobre o que é de fato "se comunicar com as outras pessoas". Estabelece a necessidade de enxergarmos que na comunicação existem dois lados: quem fala e quem escuta.

Veja a íntegra e o link:

"Não é possível não se comunicar"


Marcia Z. Setton

Quando penso em comunicação, lembro que muitas pessoas dizem que se comunicam bem, porque falam bem, articulam bem as palavras, têm boa oratória, muitas vezes são expansivas e captam a atenção dos outros.



Mas, será que isto é uma comunicação verdadeira, ou melhor, autêntica? Será que para se comunicar não precisamos de interlocutores? Será que com qualquer interlocutor a comunicação é igual? Se dominássemos tão bem a ‘técnica‘ da comunicação, isto deveria acontecer com qualquer pessoa. Mas todos sabemos que não é assim. Podemos observar que com algumas pessoas a conversa flui fácil, tranquila, enquanto que com outras, não dá para conversar nem por um minuto, que logo sai uma discussão.



Se a comunicação fosse apenas uma produção racional dos seres humanos, como em geral acreditamos, isto não aconteceria. Mas, sob qualquer ação nossa, e considero a comunicação uma ação, podemos dizer que há uma emoção que a sustenta. Gosto muito de um autor, o biólogo Humberto Maturana, quando diz que: ao nos declararmos seres racionais vivemos uma cultura que desvaloriza as emoções, e não vemos o entrelaçamento cotidiano entre razão e emoção, que constitui nosso viver humano, e não nos conta de que todo sistema racional tem um fundamento emocional. (2002)



Podemos observar que sob o efeito de alguma emoção aceitamos alguns argumentos que não aceitaríamos sob outras emoções. Por exemplo, coisas que foram ditas com raiva têm um poder e uma credibilidade diferente daquelas ditas na tranquilidade.



Muitas vezes, no seio da família, com as pessoas mais próximas, mais queridas, é que a comunicação fica mais difícil. É tão difícil entender o outro, ou ser entendido. Ter uma conversa produtiva e com bom termo.



Se por um lado, as expectativas não cumpridas, as mágoas (pequenas ou grandes), os assuntos não falados, os pequenos segredos, às vezes pequenas mentiras ‘inofensivas‘ se acumulam ao longo de toda uma vida familiar, por outro lado, as lealdades, as preferências, os vínculos afetivos, as afinidades também se avolumam. Desta forma vai sendo constituído um ‘caldo‘ de emoções confusas, às vezes contraditórias, que vão sustentar nossas comunicações familiares de modo recursivo, ou recorrente.



Voltando a Maturana, penso que ele nos oferece algumas ferramentas para abrir novas possibilidades para nossas interações através da linguagem. Para ele, a emoção fundadora do modo de vida do homem, em interações que permitissem uma convivência social é o amor. Mas, ele não está falando de um amor romântico. O amor é compreendido como a emoção que aceita o outro como um legítimo outro na convivência.



Pode parecer uma frase simples, ou até mesmo de efeito. Mas, se levarmos esta idéia para nossa família, escutaremos o outro como um legítimo outro, com seus desejos, quereres, necessidades, limitações, opiniões e afetos próprios e não necessariamente iguais ou parecidos com os nossos. Nem sempre nossos filhos são um prolongamento de nós mesmos.



Será que nós conseguimos?





Referência bibliográfica:



MATURANA, H. (2002) Emoções e linguagem na educação e na política. Belo Horizonte, Editora UFMG.



WATZLAWICK, P., BEAVIN, J.H., JACKSON, D. (1993) Pragmática da Comunicação Humana. São Paulo, Editora Cultrix





Marcia Z. Setton é psicóloga, terapeuta familiar e professora do Sistemas Humanos Núcleo de Estudos e Práticas Sistêmicas de Sorocaba - mzsetton@gmail.com

http://www.cruzeirodosul.inf.br/materia.phl?editoria=33&id=272647